本日の仕事の流れは・・・っと。
朝一でアレとコレやって・・・、
昨日の物件の返事、午前中に確認しないと。
私は、長年に渡り、事務職をしています。
朝に、自分の仕事の流れを再確認することから
一日が始まります。
ある日、同じ課の後輩に、仕事について相談を
受けた事があります。
彼女は、今の事務の仕事にマンネリを感じ、
この先にどんな発展性を求めていけばよいのか、
不安に感じているようでした。
事務職を、よりポジティブなものにするために、
何が必要なのか、長年の経験で培ったコツを
紹介しますね。
事務職が抱える悩み
仕事を覚えることで精一杯だった、新人時代。
何事も新鮮で、毎日が発見の連続でした。
3年もすると、一日の仕事の流れを覚え、
かなり融通も利くようになりました。
社内での信頼も得始め、取引先とのやりとり
にも余裕が出てきた頃です。
しかし、毎日のルーチンワークの連続で、
この先の仕事の延長線には、何があるのか？
少しの不安と物足りなさを感じ始めました。
後輩達をまとめる立場になり、立ち回り方も
スマートになる5年目。
しかし、自分のやりたい事は、
これだったのかな？
このままでいいのかな？
ここで、事務職の本質を思い出すことが、
私にとっての、大きな転換期になりました。
事務職の仕事とは？
一般的な事務職の仕事内容といえば、
- 電話の対応
- ファイリング
- 伝票の処理
- 経費の精算
- コピー取り
- 来客の接待など・・・。
これが、営業事務になると、仕入れ交渉や
納期確認・見積書の作成なども付加されます。
新人の頃は、事務職の仕事を覚える事に
一生懸命で、本来の役目を見失いがちです。
このまま仕事に慣れるうち、自分の目の前の
仕事の単調さに、自分の役目や自分の価値に
気付けなくなっていきます。
事務職とは、何のために存在しているのか？
単純な作業の多い事務職ですが、会社の基盤に
なっていることに気付いて下さい。
日毎の地道な処理を続け、積み重ねることで、
社員が安心して自分の仕事に取り掛かれるのです。
このことに気付き、サポート役としてスムーズに
会社で立ち回れる事務職は、頼れる存在なのです。
今、あなたのしている仕事を、もう一段上のものに
していきませんか。
単なるルーチンワークから抜け出して、
事務職のプロになるためには、どんな能力を
身につけていけばよいのでしょう？
事務職の意識改革
事務的な作業をするだけが、事務職の仕事
ではありませんよ。
事務処理をしていく上で、コミュニケーション
は必須です。
いつも感じるのですが、うまくいった仕事は、
コミュ二ケーションが礎になっている、
そう感じます。
コミュニケーションについて、例を挙げて
みました。あなたの現状はどうですか？
- 社内の人との、仕事の進捗状況の報告。
- 想定外の仕事にも、臨機応変に対応する心遣い。
- 社内や取引先との会話の中で、相手の話をよく
聞こうと努め、理解する。 - 自分の考えをうまく説明し、交渉できる。
当たり前ですが、人間関係が円滑だと周りも
仕事がしやすいですよね。
また、仕事に対する意識も、改めて
見直すことも必要ですね。
- 自分の仕事に、責任を持ち最後までやり遂げる。
- 自分から、積極的に仕事を見つける。
- しっかりとした時間管理。
- 仕事の流れを読んで、状況をつかむ。
- 問題を解決するのに、自分で判断できる。
自分の仕事に誇りを持ち、常に現状を改善
しようとする気持ちが大切ですね。
具体的な仕事のヒント
単純なルーチンワークと、思われがちな事務処理。
しかし、気遣い一つで、実に大きく変わります。
■ファイリング
今のままのファイルの仕方で、本当に良いのか、
導線が整っているのか、再確認してみましょう。
資料の使い道を熟知している事務だからこそ、
誰が使っても使いやすいファイリングを提案
できるのでは。
■電話の対応
受けた電話の取次ぎだけでなく、相手の声で
聞かずとも、折り返しの連絡先を把握できる。
取次ぎ相手が不在の場合でも、前もって内容を
聞いておくことで、ある程度対応できる。
最高に嬉しいのは、担当者が不在でも、
取引先から代替え指名されること。
■経費の精算
事務処理の中でも、特にシビアに考えなければ
いけないのが、経費について。
金額に間違えの無いように、常々の管理は
もちろんですが、経費の分析をしてみて、
コストの削減を提案できると、素晴らしいですね。
また、経理に携わることが多い事務職ならば、
簿記検定の資格をとることで、
更にステップアップできますね。
将来、独立を視野に入れて、税理士や
ファイナンシャルプランナーの勉強を
してみてもいいのではないでしょうか。
事務のプロになるために
様々な事務職の経験をしてきたからこそ、
多くの事に気付くことがあるはずです。
仕事を覚え、スムーズに対応できるように
なるほど、仕事は合理化されていきます。
だから、もっとできるはずのあなたの
能力を余らせてしまうのでしょう。
同じ仕事であっても、視点を変えてみると、
マンネリだとは思えなくなりますよ。
やるべきことは、まだまだたくさんあります。
事務職のプロ、最高の栄冠ですね♪
